第一条 为加强安徽省建设法制协会（以下简称协会）文书档案管理，依据《中华人民共和国档案法》规定和协会章程，制定本制度。

第二条 秘书处工作人员都必须按规定做好职责范围的档案材料的收集、保存、整理和归档工作。

第三条 归档范围：

(一）召开会员代表大会、理事会、常务理事会的文件资料；

(二）理事会、常务理事会、会长办公会通过决议的文件资料；

(三）召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会的会议文件和声像资料；

(四）协会制定的各项规章制度；

(五）业务活动中形成的重要文件（包括调研报告、请示、报告、合同、协议等）和声像资料；

(六）财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料；

(七）其他具有价值的资料。

第四条 秘书处所有工作人员都有保护档案义务，未经许可不得外借、外传。

第五条 各类档案的借（查）阅，必须填写《档案借（查）阅登记表》

第六条 外单位来人借（查）档案，需经单位负责人签字批准，方可查阅。

第七条 阅档时，档案不得携带外出，以确保档案的安全性。借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期未还，还须催还。需要长期借出的，须经单位负责人批准。

第八条 外借的档案借阅者必须妥善保管，借阅的档案只限本人使用，未经许可不得擅自转借、拆开、调换、污损文件或在文件上圈点、划字等，要保持档案的整洁、完整。

第九条 外借档案一旦发生遗失、损坏、销毁等，应立即知会办公室进行处置。

第十条 对外借逾期未归还的档案，要及时做好催还工作。

第十一条 借出和归还档案时，应做好清点手续，当面核对清楚。

第十二条 对已经失效的档案，先登记造册，再由单位负责人批准后，按规定销毁。

第十三条 销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，档案销毁后，监销人应在销毁登记册上签字。

第十四条 本制度由协会秘书处负责解释。